SPØRGSMÅL

Hvor står det, at en sag skal bevares, hvis enten facet ELLER emnenummer har bevaringskode?

SVAR

Det står i Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne:

Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte dataog dokumenter fra kommunerne (retsinformation.dk)

• "Dokumenter, som tilhører en saggruppe og en handlingsfacet, der nedenfor begge er bevaringsmarkeret [B] under pkt. 4-5, skal bevares.
• Dokumenter, som tilhører en saggruppe og en handlingsfacet, der nedenfor begge er kassationsmarkeret [K] i pkt. 4-5, kasseres.
• Dokumenter, som er registreret tilhørende en saggruppe og en handlingsfacet, hvoraf den ene nedenfor er bevaringsmarkeret [B] under pkt. 4-5, skal bevares."
  
  

En ’saggruppe’ skal forstås som et KLE-emne.

Det vil sige: 

• Dokumenter (og dvs. også de sager, som dokumenterne ligger i), hvor både emnenummer og handlingsfacet har bevaringskoder, skal bevares.
• Dokumenter (og dvs. også de sager, som dokumenterne ligger i), hvor både emnenummer og handlingsfacet har kassationskoder, kan kasseres.
• Dokumenter (og dvs. også de sager, som dokumenterne ligger i), hvor enten emnenummer eller handlingsfacet har bevaringskode, skal bevares.

Man må altså kun kassere de sager og dokumenter, hvor både emnenummer og facet har kassationskode.

Dog står der også i bekendtgørelsen, at kassation af dokumenter forudsætter, at dokumentregistreringen i it-systemet muliggør en sikker udsondring af de dokumenter, der kan kasseres, og at kommunalbestyrelsen efter drøftelse med modtagende arkiv træffer afgørelse om eventuel kassation.

Man skal dog være opmærksom på, at kassation kun indebærer kassation af dokumenter på sager - sagernes metadata skal stadig afleveres til arkiv.