term

definition

evt. uddybende beskrivelse

evt. relateret term

§7 arkiv (efter arkivloven)

Kommunal arkivinstitution, der varetager de formål, som er nævnt i arkivlovens § 7.

relateret term: Offentligt arkiv

Administrativt arkiv

Dokumenter og sager der er retsgyldige, under behandling, eller som myndigheden har administrativ brug for.

Afgjort sag

Sag hvor myndigheden har truffet en afgørelse.

relateret term: Sagsgang

Afgørelse

Forvaltningsakt i form af en udtalelse der fastsætter, hvad der er eller skal være ret i et foreliggende tilfælde.

Afleveret sag

Sag der er afleveret til opbevaring på offentligt arkiv.

Aflevering til arkiv

Overdragelse af arkivalier til opbevaring på offentligt arkiv.

Afleveringsbestemmelse

Forskrift der fastlægger, hvilke data fra et it-system, der skal afleveres til et offentligt arkiv.

Afleveringsversion

Arkiveringsversion som er afleveret til offentligt arkiv.

relateret term: Se også arkiveringsversion, bevaringsversion og tilgængeliggørelsesversion.

Afsluttet sag

Sag som myndigheden ikke længere behandler.

Aktiv sag

Tilstand for en sag, der er i administrativ brug.

Anke

Prøvelse af en afgørelse ved en højere instans.

Arkiveringsversion

Systemuafhængigt udtræk af data og dokumenter fra et it-system suppleret med dokumentation af data.

Arkivinstruks

En bindende vejledning med principper for hvordan en myndighed danner og håndterer arkivalier.

relateret term: Jounalvejledning / esdh vejledning / journalinstruks

Bevaring

Myndigheden skal sikre at informationer opbevares som arkivalier i al fremtid efter arkivmæssige hensyn.

Bevarings- og kassationsbestemmelser

Regler udstedt af Rigsarkivet, som fastsætter, hvilke informationer, der er bevaringsværdige og hvilke, der skal kasseres, medmindre kommunalbestyrelsen træffer beslutning om merbevaring.

relateret term: Merbevaring

Bevaringsbestemmelserne

Se bevarings- og kassationsbestemmelser.

Delegation

Overdragelse af beføjelse.

Dokument

Informationsbærende enhed omfattet af offentlighedslovens dokumentbegreb.

Emnesystematik

Inddeling af emner i en tematisk orden.

Enkeltsag

Oplysninger der ligger til grund for én afgørelse, én beslutning eller tilsammen afspejler ét administrativt forløb.

Enkeltsagsprincippet

Organisatorisk beslutning om at danne sager som enkeltsager.

Journalnummer

Et nummer tildelt fra en journalplan/-systematik.

Journalplan

Registreringssystematik til brug for journalisering.

Journalsystem

Administrativ logik til registrering af dokumenter efter offentlighedslovens § 15.

Kontekstdokumentation

Dokumentation af et it-systems administrative anvendelse og tekniske indretning til brug for en arkiveringsversion

Logisk sletning

Handling, der sikrer at oplysningerne ikke længere er tilgængelige for forvaltningen.

relateret term: Soft-delete

Notatpligt

Lovbestemt krav om at notere indholdet af oplysninger eller vurderinger i en sag, hvor der vil blive truffet afgørelse, såfremt de ikke fremgår af sagens dokumenter.

Offentligt arkiv

Rigsarkivet samt kommunale og regionale arkiver, jf. arkivlovens § 2.

relateret term: § 7 arkiv

Sag (1)

Abstrakt begreb, som betegner et anliggende, et problem eller lignende

Sag (2)

Afgrænset samling af sammenhørende dokumenter og sagsmetadata til administrative formål.

Saggruppe

Søgenøgle i en journalplan.

Sagsdannelse

Forvaltningens afgrænsning af hvilke oplysninger der hører til en sag.

Sagsgruppe

Gruppering af sager i et arkivsystem/esdh system om samme myndighedsopgaver.

Sagsnummer

Entydig nøgle til identifikation af en sag.

Samlesag

Sum af enkeltsager ordnet efter en person, en periode, et emne eller et formål.

bemærkning: I staten anvendes også termen dossiersag som betegnelse for dokumenter/oplysninger samlet om en juridisk enhed.

Sletning (fra it system)

Handling, der sikrer at oplysningerne ikke længere eksisterer.

relateret term: Se også logisk sletning

Slettefrist

Den angivede tidsfrist for sletning af de forskellige kategorier af oplysninger (jf. databeskyttelsesforeningens artikel 30, stk.1, nr. 1 litra f).

bemærkning: Fx de vejledende slettefrister i KLs fortegnelser

Stilstandstid

En organisatorisk bestemt frist for hvor længe en sag kan ligge uden aktivitet, inden den bør afsluttes.

Åben sag (punkt på dagsorden)

Sag der behandles på den del af et kommunalbestyrelsesmøde, hvor offentligheden har adgang til informationerne.